גישה לרשומות דיגיטליות חיונית בעולם של היום. אבל עלינו להיות זהירים עם מה שאנו מאחסנים, מכיוון שמסמכי נייר וקבצים רבים הדרושים לחיפוש ראיות עלולים להינזק, לאבד או לגנוב על ידי התקפות טרור ואסונות טבע.
"ארכיון רשומות שומר את המסמכים הללו כך שניתן יהיה להשתמש בהם בעתיד כדי להפיק לקחים מהצלחות ומכישלונות העבר שלנו, דבר שחשוב במיוחד בתקופה שבה רשומות רבות המאוחסנות דיגיטלית כבר עלולות ללכת לאיבוד לנצח."
אחסון מידע בארכיון מבטיח שהם מאובטחים ושמורים היטב. אם מסמך הופך לבלתי קריא או בלתי קריא, העברתו לארכיון פירושה שהוא עדיין יישאר נגיש בטווח הארוך.
בואו נדון בסוגים השונים של אחסון מסמכים עם היתרונות והחסרונות שלהם.
אחסון בענן הוא סוג של אחסון מסמכים המורכב משימוש בשרתי מחשב וירטואליים לאחסון נתונים דיגיטליים. השרתים ממוקמים במרכזי נתונים וניגשים אליהם דרך האינטרנט (https://www.howstuffworks.com/clouds-and-day-of-week2)
אחסון אלקטרוני מתייחס לשמירת עותקים דיגיטליים של מסמכים על מנשא נתונים, בניגוד להעתקי נייר מסורתיים שאינם אלקטרוניים. ניתן לאחסן בקלות כמויות של קבצים וערכות נתונים שלמות על מדיה ניידת כגון דיסקים (תקליטון), דיסקים אופטיים (תקליטורים או DVD), מחסניות Memorex או כונני הבזק מסוג USB, או קלטות מגנטיות.
ארונות תיקים נייר פיזיים מתייחסים לארון תיקיות ישן בבית הספר הנפוץ כיום בסביבה משרדית
מסמכים חיוניים לתעשיות רבות ושונות, ובמהלך השנים הפכו לחלק בלתי נפרד מהעסק. אז מה אנחנו יכולים לעשות כדי לוודא שהם יחיו בעתיד מבלי שיהיה קשה לעבור אותם? הדבר הראשון הוא להחליט מה צריך אחסון בארכיון, לאחר שזה נעשה ניתן לקבוע שמירת מסמכים.
שמירת מסמכים משתנה מאוד בהתאם לסביבה הרגולטורית, אך בדרך כלל נופלת בתוך תקופה של 5-7 שנים של רכישת סחורות ושירותים למטרות מס הכנסה.
ארגון צריך לתכנן את הצורך לשמור רשומות ומסמכים דיגיטליים לפחות לתקופה דוקומנטרית טיפוסית או יותר, אשר עשויה להימשך עשרות שנים במקרים מסוימים.
תוכנית זו צריכה להתייחס להגדרת מחזור החיים של רשומות, בחירת אמצעי אחסון ומודלים של עלות הקשורים אליהם.
אבל אז יש גם יעדי ציות חשובים, כולל שיקולי אבטחה שנלקחו מהנחיות חיצוניות
סידור גישה והמרת מסמכים לטופס דיגיטלי חיוניים לשימור מורשת החברה שלך. מאמר זה מציע את כל המידע שאתה צריך, כולל אפשרויות בחירה בכלים לסריקת מסמכים, פתרונות לארכיון מסמכים ועוד.
כיצד יש לאחסן מסמכים?
באופן כללי, רוב המסמכים הארגוניים יעברו דיגיטציה תחילה לפני שהם מסווגים לסוגים שונים של תוכן. לאחר מכן, הם נקצצים כדי לשמור רק על התכנים/הסיפורים שאמורים להיות חלק בלתי נפרד מהמרקם של הארגון שלנו ומושלכים לדברים אחרים (תזכירים לא קשורים לגבי מדיניות משאבי אנוש). המטרה העיקרית היא להגביל את כמות שטח אחסון הנתונים הדרוש. קבעו אמצעי אבטחה לפני העלייה לאוויר כדי להבטיח את הבטיחות מפני גישה לא מורשית דרך מערכת אחסון חיצונית משותפת בענן. כמו כן, שים לב שפשוט אחסון הנתונים שלך באופן דיגיטלי לא יעשה זאת
ככל שעובר הזמן, גם דרישות האחסון לארכיונים אישיים גדלות. אתה צריך כספת עמידה בפני מזג אוויר או קופסה חסינת אש כמחסום עיקרי להגנה מפני נזק או אובדן עקב אסונות כמו שיטפונות, שריפות, מלחמות.
ככל שאוסף המסמכים שלך גדל לארכיונים אישיים ומשפחתיים, אולי כדאי לך לשקול הוספת מרכזי זיהוי מחוץ לאתר כמו Iron Mountain שהם מתקנים המשמשים לשמירה על המשכיות עסקית והתאוששות מאסון לאחראים על המתקנים.
אחד הצרכים בחיינו המקצועיים והאישיים הקולקטיביים הוא שכירת שירותי שילוח.
אף אחד לא רוצה לסבול משלוח איטי. וזו הסיבה שיש שירותים שמוכנים למשלוח מהיר של כמויות אדירות של ניירת ומטען העוברים מנקודה A ל-B.
אריזת כל מה שאתה יכול לשלוח להם חוסכת זמן, מקום וכסף במקרה חירום, אחד היתרונות שהייתי משלם כסף אמיתי עבור כל יום.
קופסאות יכולות לארוז יותר ממשאית גם ככה! הרבה יותר קל להם!
אנשים דואגים לאובדן או לאבד מסמכים יקרי ערך. במיוחד אלה במכשירים ניידים וכו'? אבל אז חושב שקל יותר לאבד משהו קטן כמו מפתחות? תירוץ קל להניח בצד זיכרונות יקרים גם בקבוצות כמו אלבומי תמונות? בטח הם רואים שזה קשה
