ארכיון הוא תהליך של הקלטה, אחסון ושמירת מסמכים אלקטרוניים. שירותים אלו צפויים להיות בשנת 2022. כדי שארגונים יוכלו להימנע מטעויות שעולות זמן וכסף.
שירות הארכיון מבטיח שהנתונים לא יאבדו או יושמדו עקב אסונות טבע, טעות אנוש, תקיפה אנושית או כל אירוע אחר. זה גם מספק דרך קלה לגשת לנתונים לשימוש עתידי מבלי לדאוג לגבי המיקום הפיזי של הנתונים.
היתרונות של אחסון בארכיון הם:
– זה עוזר בארגון ואחסון נתונים לשימוש עתידי ללא כל אילוצים פיזיים
– הנתונים המאוחסנים בארכיון נגישים בכל עת לצפייה או הורדה
– ניתן לאחסן מסמכים בארכיון במקומות גיאוגרפיים שונים להפצה טובה יותר
ככל שחייהם של אנשים הופכים דיגיטליים, הצורך לאחסן ולשמור מסמכים הופך לבלתי נמנע. אחת הדרכים הנפוצות ביותר לאחסן ולשמור מסמכים היא באמצעות ארכיונים.
שירותי ארכיון מספקים דרך בטוחה ומאובטחת לאחסון ושמירת קבצים דיגיטליים.
ישנם סוגים רבים של ארכיונים, כגון:
– ארכיון אישי: זה מיועד לשימוש אישי רק שבו אנשים יכולים לשמור את עבודתם על כונן קשיח חיצוני או דיסק USB שאינו מחובר לאינטרנט.
– ארכיון מקומי: ארכיון זה הוא המקום שבו חברה מאחסנת את הנתונים שלה באופן מקומי בשרת שאין בו אמצעי אבטחה אינטנסיביים.
– ארכיונים מבוססי ענן: סוג זה של ארכיון מתארח בדרך כלל על ידי חברה, מה שאומר שהוא מאובטח יותר מכיוון שהוא מוגן על ידי אמצעי אבטחה חזקים בשרתים עם
כל הנתונים שנוצרו אי פעם על ידי בני אדם יאוחסנו בארכיון בשנת 2022, ונייר דיגיטאלי יתיישן בקרוב.
ארכיוני נתונים הם חלק בלתי נפרד מהטרנספורמציה הדיגיטלית. הזמינות של נתונים אלה היא קריטית לשימור ראיות, שחרור פרטים ותמיכה בהליכים משפטיים.
ארכיון נתונים הוא בדרך כלל שירות יקר הדורש מומחיות וזמן רב. כתוצאה מכך, עסקים רבים עדיין מסתמכים על רישומי נייר. זה מגביל את יכולתם להגיב במהירות לדרישות העסקיות המשתנות ולסיכונים המתעוררים – כל זאת תוך סיכון שמידע יקר ערך יאבד או יתנהל בצורה לא נכונה.
הביקוש לשירותי ארכיון גדל בעשור האחרון עם הצמיחה המהירה של הנתונים הדיגיטליים בארגונים.
הצורך בשירות זה חשוב יותר ויותר בעולם של היום, שבו המידע הוא קריטי לכל מיזם עסקי מצליח. עתיד הארכיונים עשוי להיות בעל ערך רב עוד יותר בשנים הקרובות, כאשר ממשלות וסוכנויותיהן יאספו כמות הולכת וגוברת של נתונים.
דיגיטליזציה היא מגמה עולמית והיא מאיצה את הצורך בשירותי ארכיון דיגיטלי. שירותי ענן זמינים למטרה זו וניתן לשלבם עם זרימת העבודה של כל ארגון.
עסק קטן אולי לא צריך את הרמה המתקדמת ביותר של אחסון בארכיון, אבל עדיין חשוב שיהיה כזה. הסיבות הנפוצות ביותר לשימוש בשירות ארכיון כוללות: הגנה על נתונים מפני אסונות טבע, מניעת אובדן נתונים עקב כשל בציוד ועמידה בדרישות החוק והרגולציה.
עם התקדמות הטכנולוגיה, לא קשה לאחסן ולשמור מסמכים. עם זמינות מוגבלת של מקום במכשירי אחסון, שירותי אחסון אוטומטי הם פופולריים.
אחד משירותי הארכיון האוטומטי הפופולריים ביותר הוא Evernote ששומר אוטומטית כל מסמך שמשתמשים יוצרים או מעלים באחסון הענן שלו. שירותי ארכיון אחרים מציעים גם שירות זה אך עם מודל תמחור שונה.
היתרונות בשימוש בשירותים אלו הם שהם חוסכים זמן למשתמשים שצריכים לשמור קבצים באופן ידני במספר מיקומים והם גם מגנים על המסמכים מפני אובדן עקב כשל חומרה או טעות אנוש.
